MyAnalytics ist ein Microsoft-Dienst, der im Rahmen bestimmter Office 365 bzw. Exchange 365-Lizenzen zur Verfügung steht. Standardmäßig ist die Funktion eingeschaltet. Weder der Arbeitgeber noch der Mitarbeiter müssen bzw. mussten in die Nutzung dieses Services einwilligen. Das erscheint auf den ersten Blick zumindest sehr ungeschickt, da doch bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durchaus ein Opt In stattfinden muss, wenn keine andere Rechtsgrundlage aus Art. 6 Abs. 1 DSGVO herangezogen werden kann.

Microsoft selbst beschreibt MyAnalytics dahingehend „Werden Sie produktiver durch Einblicke in Ihre persönliche Arbeitsweise in Microsoft 365. Werden Sie noch produktiver, indem Sie Ihre Arbeitsmuster mit MyAnalytics in vier Kernbereichen auswerten: Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit. Direkt in Outlook macht MyAnalytics intelligente Vorschläge, damit Sie rechtzeitig Zeit für konzentriertes Arbeiten reservieren, Aufgaben und E-Mails im Blick behalten und wichtige Kontakte pflegen können.“ Die Auswertung der eigenen Arbeitsweise wird jedem einzelnen Nutzer mit aktivem MyAnalytics wöchentlich zusammengestellt und per Email zugeschickt.

Ob ein Mitarbeiter den Dienst nutzen möchte, kann durch jeden Nutzer selbst entschieden werden. Sobald Sie eine Status-Email von MyAnalytics erhalten (zumeist wöchentlich als Zusammenfassung), befindet sich darin der Link zum Deaktivieren der Funktion. Alternativ kann der Office 365 Nutzer dies auch direkt über das Dashboard in Office 365 (externer Link zur Anleitung) erledigen.

Organisationen können „MyAnalytics“ jedoch auch generell abschalten. Microsoft stellt dazu eine einfache Anleitung zur Verfügung. In der Office 365 Administration findet man links die Option „Einstellungen“. Unter Einstellungen scrollt man runter zum Dienst „MyAnalytics“ und deaktiviert die 3 angekreuzten Checkboxen, die auf der rechten Seite erscheinen: