Mit Power Automate und Microsoft Flows lassen sich Geschäftsprozesse und Anwendungen effektiver nutzen durch z.B. automatisierte Benachrichtungen über Veränderungen von Dateien oder Elementen in Sharepoint Online oder One Drive und automatisierten Posts in Microsoft Teams. Mit wenigen Handgriffen und dem Baukasten-System von Microsoft sowie tausenden von Vorlagen wird die Zusammenarbeit so noch effektiver.Nehmen wir einmal an Sie arbeiten bereits mit mehreren Kollegen in Microsoft Teams. Nun stellt sich vermehrt die Frage nach einer gemeinsamen Dateiablage und der Zusammenarbeit an Dokumenten.

Dazu ist es gut zu wissen, dass hinter Teams auch Sharepoint Online steckt. Denn hinter jedem Team wird automatisch eine Sharepoint Online Instanz eingerichtet und die Ordner und Dokumente in den Kanälen werden bereits in Sharepoint Online gespeichert. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass einerseits Sharepoint Online erweitert werden kann mit z.B. Listen für gemeinsame Prozesse anstatt einer Excel Liste und diese wiederrum eingebunden werden kann in Teams und andererseits eben auch mittels Flows und Power Automate mit einfachen Vorlagen die Teammitglieder über Veränderungen an Dateien benachrichtigt werden. Die Empfehlung ist daher sich zuerst eine Struktur der Teamsablage zu überlegen und anschließend die Verzeichnisse über MS Flow mit z.B. Benachrichtungen auszustatten, sofern eine Datei oder ein Element entsprechend durch ein Teammitglied verändert wird. Somit sind alle Kollegen stehts informiert und ist einmal jemand nicht in Teams können alle Benachrichtigungen auch per E-Mail versendet werden. Gerne beraten wir Sie zu allen Möglichkeiten der Automatisierung mit Microsoft Power Automate und Flows.